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关于人事档案的管理制度-w66利来

时间:2020-02-21 06:49:28

  导语:人事档案管理制度有哪些?以下是小编精心为大家整理的关于人事档案管理制度,希望对大家有所帮助,欢迎阅读。

  人事档案管理制度

  第一章 总 则

  第一条:为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效的保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化。在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用,更好地为集团各项工作服务,特制定本管理制度。

  第二条:人事档案工作是集团人事工作的重要组成部分,也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的,是选贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

  第三条:本制度适用集团总部、各事业部及下属分、子公司。

  第二章 管理职责

  第四条:集团人力资源部档案的管理职责:

  一、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等;

  二、负责本制度在各分、子公司实施执行的具体指导和监督检查;

  三、负责集团中、高层员工的人事档案管理工作;

  四、负责集团总部的员工人事档案管理工作;

  五、负责对各分、子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

  第五条:集团人力资源部档案管理的指导作用:是指导各分、子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

  第六条:各分、子公司人力资源部的档案管理职责就是负责执行本制度,按其要求建立规范的人事档案管理;负责管理经理级以下的所有员工人事档案管理工作。

  第三章 档案分类

  第七条:员工人事档案分为在职人员档案、退休人员档案二大类:

  在职人员档案

  一、在职人员档案分别为:入职档案(1)、培训档案(2)、职位档案(3)、薪酬、考核档案(4)、社保档案(5)、奖、罚档案(6)、离职档案(7)、其他档案(8)。

  1、入职档案:

  ⑴《入职表格投放记录总汇表》、《个人简历》、自传、《应聘人员信息登记表》、《干部履历表》、《职务履历表》、《变更记录表》、《入职试卷》、《面试评价表》、《人事变动表》、等、身份证、二寸近期免冠照片二张、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等。

  ⑵劳动合同(应届毕业生协议、实习协议)、保密合同、补充协议、、竞业协议等。

  二、培训档案:(暂略)

  1、新员工入职培训试卷、培训心得。

  2、《培训签到表》、《外派培训总结表》、《培训申请表》、《培训效果评估表》等。

  3、《培训服务协议》。

  三、职位档案:

  《内部任职经历表》、岗位说明书、岗位任命书、岗位变动申请(通知)、《人事变动表》、等。

  四、薪酬、考核档案:

  《调薪/降薪记录总汇表》、《年度考核成绩记录总汇表》、《月度/季度/年度考核表》、《考核面谈记录》、《调薪申请单》(通知)、每月工资条等。

  注:一般培训培训档案暂不入档保存,可另行建档;凡涉及员工外训,提高其业务技能由公司出资达1000元/次以上的,其中《培训心得》、《外派培训总结表》、《培训效果评估表》须入人事档案保存;单次外训达3000元(含3000元)除以上文件须入档保存外,还需与受训员工签定《培训协议》,《培训协议》入档保存。

  五、社保档案:

  六、奖、罚档案:

  《奖、罚资料记录投放总汇表》、各类奖励、处罚记录(红头文件、通知、通告)等。

  七、离职档案:

  离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等。

  八、其它档案:

  退体员工档案(暂略)

  第八条:员工人事档案指:员工自进入公司开始所涉及的个人调动、个人奖惩等记录员工在公司内部发展轨迹的所有资料。

  第四章 档案管理

  第九条::档案管理原则

  一、实行“一人一档”归类管理原则

  1、真实性——员工信息必须确保真实,有据可查;

  2、完整性——确保员工档案信息完整,没有遗漏;

  3、保密性——人事档案管理人员必须对员工的个人档案绝对保密,除工作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案。

  二、人事动态档案管理原则

  1、新入职员工

  在到岗前,人事档案管理员根据本管理制度,新建档案并对其人事档案资料的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用或解聘处理;如核查无误,则在员工转正后一月内为其建立员工人事档案。

  2、在职员工

  员工信息一旦发生变动(如学历变动,身份证号码变动,个人技术职称变动,婚姻状况变动、家庭住址等),员工应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验,后由人事档案管理员在《变更记录表》中予以更新;员工发生岗位调动后,其个人档案由原单位调入新单位,新单位档案管理人员根据原档案继续建档。

  3、离职、辞退等解除劳动合同员工

  离职员工档案每月月底清查,另外存档。

  三、不同类别的档案与档案之间用分卷页分卷。

  四、严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

  第十条 人事档案编号

  员工人事档案编号采用集团内部固定制,员工在集团内部任职期间,其人事档案编号不得改变。

  1、员工人事档案编号模式:

  公司编号 部门编号 入职年/月份 三个数字

  2、编号规定:

  公司编号指:公司编号、排序由集团人力资源部统一进行管理,以十位数流水号编号。

  部门编号指:部门编号、排序由集团人力资源部统一进行管理,以十位数流水号编号。

  入职年/月份指:建档员工本人的入职时间。

  三个数字指:至001开始顺延排序,各公司单独一个序列流水号001——999。

  所属事业部及分、子公司人事档案编号按以上编号原则,由各事业部综合办自行编制并通知各公司执行。

  例: 01 10 2010 11 040

  公司所属编号

  所在部门

  入职年份

  入职月份

  序列流水号

  该员工人事档案最终编号为:0110201011040(注:该编号中不能出现异形字符如:——, 、*、·等)

  3、建档完毕的人事档案,须以部门为单位装入文件架中入柜存档。

  4、同一部门档案男、女性别分别以蓝色、红色口取纸区别。

  二、编号:

  1、各公司编号:

  01集团总部;02河南丰麟实业有限公司;03平顶山市丰源煤业有限公司;

  04平顶山市世纪丰泰运输有限公司;05河南君麟房地产开发有限公司;

  06平顶山浩麟新型建材有限公司;07平顶山市开元特种石墨有限公司;

  08平顶山恒鑫源投资担保有限公司;09平顶山市卫东区恒鑫源小额贷款股份有限公司;

  10平顶山华英联合会计师务所;11平顶山市恒信达资产评估事务所;

  12河南奥鑫合金有限公司;13河南佳源乳业股份有限公司;14上海鼎邦国际贸易有限公司;15漯河佳源养殖有限公司;16煤炭发展事业部;17地产发展事业部;18金融投资发展事业部;19综合发展事业部;20战略投资发展部;

  集团后续成立或改制为全资公司的公司,按先后顺序按此编号顺延。

  2、部门编号

  01董办;02总办;03办公室(综合办);04审计部;;06财务部、07工会;08企管部;09资本管理部;10人力资源部;11生产部;12供应部;13销售部;14保卫部;15后勤部;16车队;17采购部;18化验室;19计量科;20煤(炭)部:21货场;22拆迁部;23开发部;24设备部;25物管部;26项目部;27液态奶;28烘培;29连锁;30国际部;30畜牧兽医部;31基建部;32车间;33奶厅

  新增公司尽量按此设置部门类别,如遇特殊原因,可申请集团人力资源部增号。

  第十一条:人事档案建档与整理

  一、新员工报到时

  新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,统一装入档案袋内,新员工入职三日内将以下档案、证件和资料进行存档。

  1、《应聘人员信息表》(必须要有初试、复试、录用的审批人签字、贴上一张二寸的彩色近期免冠照片)。

  2、身份证(双面都印在同一页上,a4纸)、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件。

  3、《人事变动表》、《内部任职经历表》、《变更记录表》。(必须按相关项填写完整,审批人签字)。

  4、《试用通知单》(部门留存)。

  注:入职干部填写《应聘人员信息表》、《干部履历表》、《职务履历表》、《内部任职经历表》、《人事变动表》、《变更记录表》。

  5、试用期员工原则上存档,不建档。

  二、员工办理正式入职手续时

  试用期结束经考核合格后的三个工作日之内,除了将以上证件和资料进行正式建档,以下新增资料也一并入档。

  1、签署好的《担保书》;注:针对特殊工种。

  2《员工转正考核表》、《人事变动表》;

  3、《录用通知单》、《实习协议》、《劳动合同》、《竞业禁止合同书》、《保密协议》等。

  三、员工办理调动手续时

  人力资源部在员工到(离)岗后三个工作日内,将员工调动手续资料装入该员工的档案内,具体的资料有:

  1、《人事变动表》;

  2、《工作交接清单》;

  4、《调动红头文件》或《调令》。

  5、《调薪通知单》等相关文件

  四、员工办理离职手续时

  人力资源部在员工离职后三个工作日内,将其离职相关资料装入该员工的档案内,装入的资料有:

  1、该员工的书面离职申请书;

  2、该员工交回的自己保存的《劳动合同》、《竞业禁止合同书》;

  3、《离职申批表》;

  4、《工作交接清单》等;

  第十二条:员工在岗期间任何涉及该员工职业变化的资料,须在三天以内归档完毕,如遇节假日顺延。

  第十三条:每年6月、12月人力资源部按档案管理制度对上半年度的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围:包括但不限于本管理制度第七条所列的档案涉及内容。

  第十四条:在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

  第十五条:人事档案的借阅与移交

  一、人事档案的借阅

  1、凡借(阅)人事档案,须先填写《人事档案借(阅)审批表》,注明借阅档案明细、用途、归还日期,经本部门负责人、人力资源部负责人审批同意后,方可到档案管理员处提取档案。借出的档案必须在3天内归还,如确因工作需要,可办续借手续。

  2、集团人力资源部存档的所有人事档案凡集团总经理助理以上级别领导、各(事业部)公司第一负责人征得人力资源部负责人同意后直接由人事档案管理员办理查阅手续,人事档案管理员在《人事档案借(阅)登记表》做好登记。

  3、外来单位查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经人力资源部门负责人同意后方可查阅。档案管理人员在《人事档案借(阅)登记表》做好登记管理。

  4、各部门因工作需要查阅员工人事档案,须填写《人事档案借(阅)审批表》,并经本部门负责人、人力资源部负责人审批同意后,人事档案管理员方可提供就地查阅,不得带走。

  5、跨公司查阅/借阅员工档案时,须填写《人事档案借(阅)审批表》经被查/借阅员工所在公司负责人、人力资源部负责人审批同意后,方可到人事档案管理员处查/借阅员工档案。

  6、查阅档案注意事项:

  ①原则上,人事档案不允许非人事管理人员借阅。

  ②严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料;不得擅自复制(拍摄)档案内容,如因工作需要从档案中取证必须事先经人力资源部负责人同意。

  ③查阅档案者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节轻重,予以惩处。

  ④任何公司(部门)一般不得跨公司(部门)查阅人事档案,特殊情况可申请集团人力资源部负责人。

  ⑤下级员工不得查阅上级员工人事档案,特殊情况下须经集团人力资源部负责人批准。

  二、人事档案的移交

  人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

  1、人事档案移交分为:因员工异动(调动、离职)产生的档案移交。

  ① 员工调动由员工调入单位人力资源部于员工到岗前三日之内,专人前往被调出单位提取员工人事档案。

  ② 员工调出单位,见《调档函》转出该员工个人档案;即时将该员工信息在档案底帐上注销。(档案袋由白条封口,加盖本单位公章)

  ③ 如采用其它方式提取员工人事档案,档案管理人员在查收档案后,必须检查封条是否完好无损,再存档;

  ④ 员工离职,自离职之日起一月内自公司提取个人人事档案,逾期由公司自行处理。

  离职员工原则上只允许提取属于本人的照片及各类证件的复印件,其它资料知识产权属于公司所有,由公司按档案管理制度保存、销毁。

  2、人事档案管理人员工作变动移交。

  人事档案管理人员出现异动,必须认真移交以下内容:

  ——人事档案电子版、目录及存放平面图。(即时最新的)

  ——文本人事档案(档案柜(室)钥匙、全部人事档案)

  ——未尽事宜告之单

  第十六条:人事档案存放与核查

  一、人事档案存放:

  1、各公司应配置专门存放人事档案的文件柜(人员较多的公司可设档案室)由专人负责整理保管。

  2、检查档案安全情况时,发现对档案有害因素时,要及时上报采取措施。认真做好“七防”工作(防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠),做到以防为主,防治结合,保证档案的完整与安全。(湿度14-24度;相对湿度50-60度;温度不低于14度、不高于24度)。

  3、档案存放要按部门分类存放,不得随意变动存放位置及存放顺序(建议顺序从左至右)。

  4、制作人事档案存放档案柜平面示意图,能直观明了的标志各类档案在文件柜中存放位置。(平面图粘贴在档案柜内壁左柜门或制成挂图悬挂于档案室内)

  5、档案存放目录及文件柜平面示意图含文本版和电子版两部分,应确保两版信息的一致性和完整性,以便查找。

  6、凡设立档案室的,需制定相关的《档案室管理规定》。

  二、人事档案核查

  1、核查一般要定期(按月、按季、按年度)、专人进行,核查完毕后填写《人事档案核查登记表》对核查情况进行记录。

  但在下列情况下,需即时进行检查核对:

  ①突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。

  ②对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。

  ③发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀。

  2、 核查内容:资料有无变霉、虫蛀;资料缺页少项;资料借出未还;资料与电子版是否一致;未按规定及时建档、入档、转档、销档。

  第十七条:人事档案的保密及保存期限

  一、公司设专人负责各类人事档案的保管工作,保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。

  二、公司在职员工人事档案原则上永久保存。

  三、对于已辞职、辞退人员的员工档案:中、高层员工人事档案保存期为3年;基层员工人事档案保存期为1年。

  四、员工人事档案保存到期,中、高层须报集团人力资源部审核批准后销毁;基层员工到期报本公司人事负责人审核批准后销毁。

  第十八条:人事档案销毁

  对于超过保存期限的档案,按以下要求销毁。

  一、档案销毁执行集中制原则,每半年进行一次(每年6月、12月)。

  二、档案管理员工出具《人事档案销毁清单》,报人力资源部负责人审核、签字后采用粉碎机销毁。

  三、销毁时至少2人在场。

  第十九条:人事档案属企业机密类文件(二级)

  第五章、流动中的管理

  第二十条:当企业出现公司新址搬迁或存档地转时,容易造成个别档案的丢失。各公司应加强对流动中的档案管理。

  一、 将档案原地入箱封存,(每箱中放入所装档案目录)封口处贴白条加盖人力资源部印章。(档案与目录核对清楚方能封箱);档案管理员签发《人事档案转移责任表》。

  二、 由专人、专车运送。运送途中注意档案的保密性、安全性与完整性。

  三、 到达目的地,接收人检查封箱外观是否完整,封条是否完好。

  四、 转移箱外观完好,同意接收并签收《人事档案转移责任表》。

  第六条、其他规定

  第二十一条:凡是公司的员工(正式员工、试用员工和临时员工)都必须建立档案正本,是否建立副本,根据工作需要由人力资源部自行确定。

  第二十二条:档案管理人员应具有良好的思想素养,按受过正规的档案管理培训,在工作中须严格遵守保密制度。

  第二十三条:不得擅自处理或销毁档案材料,应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。

  第二十四条:集团人力资源部定期或不定期地对各子、分公司的人事档案管理工作进行检查与督导,检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的,视情节轻重,处罚人事档案管理员50—200元,其人力资源部门负责人处罚100—200元,其所属各子、分公司领导负连带责任,处罚50—200元。

  第二十五条:各子、分公司人事档案管理人员是定岗管理,凡人事档案管理人员出现变动(包括换岗、离职)的,必须报经集团人力资源部备案。

  第二十六条:本制度最终解释权归集团人力资源部。

  第二十七条:本制度从下发之日起实施